O que é preciso avaliar ao entrevistar uma secretária

shutterstock_120057253A maioria dos empresários se sente desconfortável e insegura ao se deparar com a tarefa de entrevistar uma candidata à secretária. Primeiro porque elaborar e dirigir uma entrevista não é tão simples quanto parece, e segundo porque, caso a entrevista seja malsucedida e resulte em uma escolha equivocada, será preciso reiniciar todas a etapas novamente.

Cansativo e desgastante, o processo de escolha pode se tornar bem menos árduo se algumas orientações forem seguidas. E mesmo que seja recomendável contratar um serviço de gestão de recursos humanos para liderar esta tarefa, quando se trata de profissionais liberais ou empresas de pequeno porte é muito comum os próprios empresários encararem este desafio.

O serviço de uma secretária é importante em qualquer tipo de negócio, mas torna-se ainda mais evidente em clínicas e centros de saúde. Você sabe o que é necessário considerar para escolher uma boa profissional da área?

Afinal, o que preciso levar em conta ao entrevistar uma secretária?

Há muito menos mistério do que parece. Para avaliar bem uma candidata à secretária, em termos gerais, deve prevalecer o bom senso e o planejamento da entrevista. Quem trabalha na área tira a seleção de letra  e, claro, consegue identificar bons perfis com muito mais facilidade. Mas não se esqueça: não ser um expert em recrutamento não impede que você tenha sucesso! Siga as etapas a seguir para elaborar uma entrevista bem-estruturada e destacar pontos que irão te ajudar a acertar o alvo:

De olho na preparação

Toda entrevista deve durar entre 30 minutos e 1 hora, no máximo 1 hora e meia. Lembre-se de que você é o contratante: o encontro não pode se transformar  em um bate-papo informal. Para manter a autoridade e não desviar o foco, é importante ficar atento às seguintes dicas:

  1. Tome as rédeas da conversa;

  2. Acompanhe o roteiro;

  3. Mantenha-se acessível e tranquilo, porém com a postura firme.

Elabore um bom roteiro

Um bom roteiro de entrevista deve te ajudar a identificar as principais qualidades e defeitos da entrevistada. Toda secretária experiente – e segura de si –  está acostumada a conversas deste tipo e sabe se portar diante delas. As que não souberem ou se sentirem desconfortáveis, provavelmente devem ser descartadas.

No roteiro, devem constar perguntas simples que comecem abordando a vida profissional, as habilidades e as ambições de carreira. Alguns pontos da vida pessoal devem ser levantados somente depois. É importante saber onde a pessoa mora, se é casada e tem filhos, de que forma organiza sua rotina para administrar casa e trabalho e outras questões do gênero. Obviamente, dados de foro muito íntimo não devem ser abordados. Procure reunir apenas  informações pertinentes que te ajudem a formular uma visão ampla da estrutura familiar e emocional da entrevistada.

A entrevista: pontos importantes a considerar

A avaliação já começa desde o primeiro momento: observe se a candidata compareceu pontualmente, se soube se comportar, se estava segura ao falar e ao se dirigir a você. Polidez, educação e simpatia são fatores fundamentais para toda secretária, principalmente se o serviço em questão envolve o relacionamento com os clientes, a administração dos agendamentos e a marcação de consultas. Depois de observadas as características iniciais, é interessante se ater a alguns aspectos essenciais. Confira!

  • Apresente-se e apresente a clínicaempresa brevemente;

  • Pergunte sobre dados básicos como nome completo e endereço (um “quebra gelo”);

  • Faça uma breve apresentação do cargo oferecido e das atribuições diárias;

  • Comece a fazer as perguntas do roteiro para investigar a vida profissional e a experiência da candidata, dando-lhe tempo para pensar, gesticular e elaborar o raciocínio;

  • Se achar conveniente, não deixe de interferir, pontuar, questionar;

  • Observe o gestual, as expressões faciais e a segurança ao falar;

  • Lembre-se de questionar sobre o motivo do interesse no cargo e a pretensão salarial;

  • Disponibilize um momento final para que a candidata fazer perguntas e tirar dúvidas;

  • Encerre a entrevista amigavelmente e informe à candidata que ela será contactada em caso de resposta positiva ou negativa.

Estruturas simples de conduta como esta auxiliam muito a nortear sua atuação e colaboram para que você se mantenha no controle da entrevista. Imediatamente após a saída da entrevistada, anote suas observações, releia o roteiro e observe se algo foi esquecido. Suas impressões devem ser registradas na hora: você conversará com muita gente e pode se esquecer de algum dado importante ou se confundir.

Cuidado com o pré-julgamento

É muito comum deixar-se levar e julgar pela aparência. Isto acontece, normalmente, nos primeiros 30 segundos. Não caia na armadilha: evite pré-julgar. Deixe para firmar sua opinião imediatamente após a entrevista. Deste modo, você terá equilibrado a primeira impressão com o que foi abordado e apreendido ao longo da conversa.

Por fim, tenha em mente, de forma clara,  qual é o tipo de pessoa que você precisa para sua clínica. Antes de tudo, defina o perfil adequado para o cargo e invista seus esforços em encontrar a secretária que reunir a maior parte das qualidades. No entanto, lembre-se: não espere encontrar a pessoa perfeita. Muita coisa deverá ser ensinada, e uma boa funcionária certamente se moldará ao longo do tempo aos valores da sua empresa. E você, já realizou entrevistas para algum cargo da sua clínica? O que achou da experiência? Conte-nos nos comentários!

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